Jak na změnu sídla firmy a na co nezapomenout

Při změně sídla vaší firmy hraje významnou roli informace, která je uvedena v zakladatelské listině. Když jsou v ní specifikovány informace o adrese co nejvíce zjednodušené a obecné, může vám to významně usnadnit proces změny sídla a ušetřit jak čas, tak i finanční prostředky.

Změna sídla v rámci stejné obce vs přesídlení

Důležitou distinkcí je rozlišení mezi přesunem sídla v rámci téže obce a změnou sídla do jiné obce. Když se rozhodnete přemístit svou firmu, ale zůstáváte v rámci stejné obce, můžete ušetřit až 5 000 Kč, které by jinak byly vynaloženy na notářské poplatky spojené se změnou zakladatelské listiny. To je možné za předpokladu, že zakladatelská listina neobsahuje konkrétní adresu, ale pouze jméno obce.

Jako příklad si můžeme vzít firmu, jejíž zakladatelská listina jako adresu uvádí pouze „Praha 1“. Pokud se rozhodnete přesídlit svou firmu do jiné části Prahy 1, nebude nutné měnit zakladatelskou listinu a platit tak související notářské poplatky.

Pokud by však zakladatelská listina obsahovala plnou adresu, například „Dlouhá 1001/10, Praha 1“, pak by jakákoli změna sídla vyžadovala úpravu zakladatelské listiny, a tudíž by bylo nutné uhradit notářský poplatek.

V případě, kdy se rozhodnete přesídlit svou firmu do jiné obce, musíte počítat s nutností zaplatit notářský poplatek za změnu zakladatelské listiny, bez ohledu na to, jak byla adresa v zakladatelské listině uvedena. Proces přesídlení firmy do jiné obce je tedy vždy spojen s dalšími náklady.

Průvodce při změně sídla

Je důležité mít na paměti, že změna sídla firmy není jen o administrativním procesu. Kromě generování žádosti o změnu v obchodním rejstříku, kterou je nutné podepsat elektronickým podpisem a zaslat na příslušný rejstřík, je potřeba provést řadu dalších kroků a postupů, aby byl proces úspěšně dokončen.

Je také nutné rozlišit mezi změnou sídla v rámci stejné městské části a přesídlením mimo danou část. V druhém případě je proces náročnější a zahrnuje vyšší náklady, včetně soudních poplatků ve výši 2 000 Kč spojených s podáním žádosti o změnu. Celkově tento proces může trvat několik dní, než dorazí výzva k zaplacení poplatku, a následně 14 dní k případnému odvolání rozhodnutí, avšak je možné se možnosti odvolání vzdát a tím celý proces urychlit.

1. Získání souhlasu vlastníka nemovitosti Ohledně nemovitosti je důležité zjistit, zda je ve vašem vlastnictví, nebo je vlastnictvím třetí strany. Pokud jste vlastníkem nemovitosti, připravte si výpis z katastru nemovitostí. Pokud je nemovitost vlastnictvím jiné osoby, je nezbytné získat její souhlas k umístění sídla firmy na daném místě.
2. Podání návrhu na zápis změny v obchodním rejstříku Jako jednatel je na vás, abyste podali návrh na zápis změny sídla společnosti v obchodním rejstříku prostřednictvím digitálního formuláře. K tomuto návrhu musíte přiložit několik dokumentů:

• Notářsky ověřený zápis z valné hromady, který potvrzuje souhlas společníků se změnou sídla
• Souhlas majitele nemovitosti s umístěním sídla firmy, nebo výpis z katastru nemovitostí
• Kolek na zápis změny sídla, který stojí přibližně 2 000 Kč
• Dvě kopie zakladatelské smlouvy, pokud se mění také adresa v ní

Vyplněný formulář s přiloženými dokumenty můžete odeslat několika způsoby:

• prostřednictvím firemní datové schránky
• e-mailem na podatelnu příslušného soudu
• osobně na podatelně příslušného soudu

Celkový poplatek za podání návrhu je 2 000 Kč. Odpověď od soudu by měla dorazit do 5 pracovních dnů. Po zaplacení poplatku začíná běžet 14denní lhůta pro případné odvolání, které je možné se vzdát, což urychlí celý proces.

Kde všude je potřeba nahlásit změnu sídla

Po změně sídla firmy je důležité zajistit, že všechny relevantní strany jsou o této změně informovány. To zahrnuje aktualizaci adresy v nástrojích pro vystavování faktur, přehodnocení a úpravu smluv s oznámením o novém sídle – v některých případech může být vyžadováno písemné oznámení. Také je nutné upravit firemní razítka a provést potřebné změny ve společenské smlouvě, pokud je to nutné.

Důležitým krokem je také informování všech relevantních úřadů.

1. Oznámení změny sídla na Živnostenském úřadu Živnostenský úřad obvykle automaticky aktualizuje informace při změně sídla společnosti. Přesto doporučujeme, aby jste do 15 dnů od změny sídla osobně navštívili jakýkoliv živnostenský úřad s výpisem z obchodního rejstříku a ujistili se, že informace byly správně aktualizovány.
2. Oznámení změny sídla na Finančním úřadu Je důležité informovat také původní finanční úřad do 15 dnů od změny sídla firmy. Změnu můžete potvrdit novým výpisem z obchodního rejstříku nebo novým živnostenským oprávněním. Další komunikace pak probíhá prostřednictvím datové schránky.
3. Oznámení změny sídla na sociální a zdravotní pojišťovně Pokud má vaše firma zaměstnance, je nutné změnu sídla provést také na Okresní správě sociálního zabezpečení a příslušných zdravotních pojišťovnách do 8 dnů. Stačí odeslat dopis uložený ve formátu PDF a naskenovaný výpis z obchodního rejstříku prostřednictvím datové schránky.
4. Jak probíhá podání daňového přiznání na novém sídle? Daňové přiznání pro právnické osoby, včetně všech příloh, můžete odeslat elektronicky. Daňový portál poskytuje aplikaci pro vyplnění přiznání i všech příloh, které následně uložíte a odešlete prostřednictvím datové schránky.
5. Oznámení změny sídla na Katastru nemovitostí Pokud vaše společnost vlastní nemovitosti, je nezbytné nahlásit změnu sídla také na Katastru nemovitostí.

Klíčová místa pro aktualizaci nového sídla firmy

Při změně sídla firmy je nezbytné zajistit, že tato informace je správně aktualizována na všech místech, kde je vaše firma uváděna. To zahrnuje, ale rozhodně není omezeno na:

1. Účetní a účetní software: Ujistěte se, že váš účetní tým je informován o změně a že byla provedena aktualizace všech účetních programů a systémů.
2. Webové stránky: Aktualizace kontaktních údajů na vašich webových stránkách je nezbytná pro udržení důvěry a komunikace s klienty a partnery.
3. Sociální sítě: Nezapomeňte aktualizovat informace na všech platformách sociálních médií, na kterých je vaše firma aktivní.
4. Vizitky: Nové vizitky by měly odrážet vaši novou adresu.
5. E-mailové podpisy: Úprava e-mailových podpisů všech zaměstnanců je další důležitý krok.
6. Dodavatelé: Informujte všechny dodavatele o vaší nové adrese, aby byly zaručeny hladké obchodní transakce.
7. Mapy Google a Seznam: Aktualizace vaší firmy na mapových platformách zajišťuje, že zákazníci a klienti vás snadno najdou.
8. Pracovní portály: Pokud máte vyvěšené aktuální inzeráty na volné pozice, je důležité aktualizovat vaše kontaktní údaje.
9. Katastr nemovitostí: Pokud vlastníte nemovitosti, nezapomeňte nahlásit změnu sídla na katastru nemovitostí.

Specifická situace – Souhlas společníků

Pokud je vaše firma strukturována tak, že má více společníků, je nutné získat jejich souhlas před provedením jakýchkoli významných změn, jako je změna sídla. V závislosti na struktuře a právním stavu vaší firmy mohou být vyžadovány další schválení, například od různých regulačních orgánů, vedení firmy, členů rady, nebo dokonce od zaměstnanců.

Nejčastější otázky